Tips voor een efficiënte digitale vergadering
Vanwege de richtlijnen als gevolg van de uitbraak van corona vinden veel vergaderingen online plaats. Ik sta ook in deze tijd graag voor je klaar. Wil jij de vergadering wel door laten gaan, maar weet je niet hoe je een digitale vergadering moet organiseren en notuleren? Of wil je alleen even oefenen? Inmiddels heb ik hier ervaring mee opgedaan. Het notuleren van een vergadering via Zoom, MS Teams of een andere vergadertool is prima mogelijk. Neem gerust contact met mij op om de mogelijkheden van digitaal vergaderen te bespreken.
Hieronder geef ik je alvast een paar tips om effectief en efficiënt online te vergaderen.
- Deelnemen vanaf het web? Bij sommige vergadertools, waaronder Microsoft Teams, kun je via desktop deelnemen aan een vergadering zonder een account aan te maken bij de vergadertool. Je hebt alleen internet nodig. Als je telefonisch deelneemt, dan download je wel de app.
- Online lobby. De organisator kan ervoor kiezen om je automatisch in een online wachtruimte te plaatsen. Zodoende blijft er zicht op de personen die toegang krijgen tot de vergadering.
- Stem in met het verzoek om toestemming voor gebruik van camera en microfoon. Soms vraagt de webbrowser je dit tijdens de toegang tot de vergaderruimte. Je verleent dan toestemming aan de vergadertool, want je hebt camera en microfoon nodig om tijdens de vergadering gezien en gehoord te worden.
- Wees op tijd online aanwezig en check de techniek. Liefst een kwartier voor aanvang van de vergadering. Je hebt dan voldoende tijd om de stabiliteit van je internetverbinding, het geluid en de camera te testen. Voorkom galm en achtergrondgeluiden. Geen geluid? Soms helpt het om de vergadering te verlaten en opnieuw naar de vergaderruimte te gaan. Geen goed beeld of verbinding? Soms helpt het om alle andere internetomgevingen te sluiten.
- Mogelijkheid om te chatten is bij veel vergadertools aanwezig. Bij Zoom kun je overigens ook een hand opsteken als je iets wilt zeggen.
- Microfoon ‘(un)muten’. Bij vergaderingen met veel deelnemers is het advies om de microfoon uit te schakelen als je niet spreekt. Dat doe je door de microfoon op ‘mute’ te zetten. Je voorkomt dan onderbrekingen en ruis. Wil je iets zeggen, dan kun je de microfoon ‘unmuten’.
- Houd als spreker je inbreng kort. Het is voor veel mensen lastig om zich lange tijd te focussen. Wijd daarom niet teveel uit, maar kom snel to the point. Een online vergadering duurt over het algemeen korter dan een fysieke bijeenkomst.
- Strakke leiding. Online is een strakke leiding van de voorzitter nog belangrijker. Voorkom dat deelnemers door elkaar heen praten. De agenda is leidend. Ter controle kan de voorzitter aan het einde van elk agendapunt een samenvatting geven en de besluiten en acties benoemen.
- Oefen eerst even. Bijvoorbeeld het vooroverleg met de voorzitter.
