Tip om effectiever en efficiënter te vergaderen

 

Waarom een agendadoel vaststellen?

Niet iedereen vindt het leuk om te vergaderen. Bovendien neemt het vaak veel tijd in beslag. Daarom is het zaak om op een effectieve en efficiënte manier te vergaderen. Om dit te bereiken is het belangrijk om vooraf duidelijkheid te hebben over het doel dat wordt nagestreefd. Er zijn verschillende doelen.

Enkele voorbeelden zijn:
– vaststellen;
– besluitvorming;
– bespreken;
– inventariseren;
– informeren.

De meeste vergaderingen kennen meerdere doelen. Door per agendapunt het doel te noteren weten de deelnemers wat er van ze verwacht wordt. Samen wordt naar het doel toegewerkt. Tevens geeft het aan wat voor gevolgen het agendapunt voor het proces heeft. Als een onderwerp bijvoorbeeld eerst ter bespreking is geagendeerd, kan het in de volgende vergadering ter vaststelling worden geagendeerd.

Noteer vooraf het agendadoel

Ik adviseer om bij het maken van de agenda achter elk agendapunt -in overleg met de voorzitter- het doel te noteren. Het klinkt misschien vanzelfsprekend, maar ervaring leert dat dit niet altijd wordt toegepast. Ken jij het doel van jouw volgende vergadering al? Of heb je hulp nodig bij het maken van de agenda en de doelen per agendapunt? Neem dan vrijblijvend contact op.