Spot Secretariaat bestaat 2 jaar!
Media
Op 26 april 2017 verscheen onderstaand artikel in de Ommelander Courant. Hierin lees je hoe de notuleerservice is uitgegroeid tot de grootste tak binnen het bedrijf en wat Carina nou zo leuk vindt aan notuleren. Ook zijn de verschillende functies van notulen in het artikel opgesomd. Net als enkele situaties waarin het uitbesteden van notuleren een uitkomst kan zijn.
Spot Secretariaat bestaat op 1 mei twee jaar
Op 1 mei 2017 bestaat Spot Secretariaat in Uithuizen twee jaar. Oprichtster Carina Stoppels besloot na 14 jaar in loondienst als zelfstandige aan de slag te gaan. Het aanbieden van juridisch secretariaatswerk, wat in eerste instantie de bedoeling was, werd al snel geparkeerd. Er bleek in die tijd veel vraag te zijn naar flexibele notulisten bij organisaties in de (non)-profit sector. Via via kwamen er steeds meer notuleeropdrachten bij. Inmiddels is voor allerlei soorten projecten het secretariaat of alleen de verslaglegging van de vergaderingen verzorgd.
Carina Stoppels vertelt: “In het begin wordt er nog wel eens raar gekeken als ik aanschuif bij een vergadering. Dat begrijp ik wel. Het is voor iedereen spannend als een buitenstaander de verslaglegging doet van een overleg, waarin bijvoorbeeld vertrouwelijke stukken worden behandeld. Gelukkig verdwijnt die kritische houding meestal redelijk snel; soms al na ontvangst van de eerste notulen.”
Op de vraag wat ze zo leuk vindt aan dit werk, antwoordt Carina: “Je komt op plekken waar je anders niet zo snel komt. Voor een bijzonder project heb ik weleens vergaderingen genotuleerd op een geheime locatie. Dat had wel wat. Wat het werken als externe notulist ook interessant maakt, is dat je een kijkje in de keuken krijgt bij verschillende organisaties. Bovendien heb je elke keer weer te maken met nieuwe vergadergroepen en materie. En niet onbelangrijk, ik beleef er plezier aan om verslagen te maken.”
Een overheidsorganisatie, MKB-bedrijf, stichtingen en verenigingen behoren inmiddels tot de klantenkring. De notuleerservice is op dit moment de grootste tak van sport binnen Spot Secretariaat. Deze service is de afgelopen jaren steeds verder uitgebreid. Bleef het eerst nog bij het opstellen van de notulen van een vergadering, nu kunnen ook alle taken omtrent het voorbereiden en afronden uitbesteed worden.
Carina vervolgt: “Veel mensen hebben een hekel aan notuleren en onderschatten het werk. Dat is jammer. Goede verslaglegging is belangrijk voor een soepel vergaderproces. Wat nogal eens vergeten wordt, is dat notulen meerdere functies hebben. Ze zijn niet alleen een geheugensteun voor de aanwezigen en informatiebron voor mensen die afwezig waren. Ze fungeren ook als controlemiddel van de continuïteit op het werk. Iedereen weet immers welke besluiten zijn genomen en welke afspraken nagekomen moeten worden. En ze dienen als bewijsmateriaal. Wat weer handig kan zijn indien er op een later moment onenigheid dreigt te ontstaan.
Waarom zou ik het notuleren uitbesteden aan een externe notulist zal men misschien denken. Daarvoor zijn meerdere redenen. Bijvoorbeeld het ontlasten van de mensen die nu notuleren. Het komt weleens voor dat een deelnemer aan een vergadering ook notuleert. Dat is een lastige combinatie. Een externe notulist neemt het notuleren uit handen, zodat de deelnemer zich -zonder zorgen om de verslaglegging- kan focussen op de vergadering zelf. Of misschien heeft het eigen secretariaat het te druk voor deze tijdrovende taak. Het uitwerken van verslagen staat niet altijd bovenaan de lijst van nog uit te voeren werkzaamheden. En soms is de vaste notulist tijdelijk afwezig, bijvoorbeeld vanwege vakantie of verlof. In bepaalde situaties wordt er vergaderd door meerdere partijen waarbij niet iedereen dezelfde belangen heeft. Ook dan is een externe notulist aan te raden. Zij is onafhankelijk en neemt van een afstand waar, wat weer zorgt voor neutrale verslaglegging.”
Spot Secretariaat staat open voor nieuwe samenwerkingen. En gaat met vertrouwen door met het aanbieden van secretariële diensten aan organisaties in de (non)-profit sector en zakelijke dienstverlening, maar ook aan stichtingen en verenigingen. Carina Stoppels: “De notuleerservice staat nu op 1. Maar dat betekent niet dat de affiniteit met de advocatuur is verdwenen. Ik blijf een notulist met een achtergrond in de juridische sector. Ook zijn er nieuwe plannen waaraan gewerkt wordt. Ten aanzien van virtuele assistentie, ondersteuning op afstand, valt nog wel wat winst te halen. Dit blijkt nog niet zo’n bekend fenomeen te zijn in onze regio.”
