Twijfel over inhuur professionele notulist

 

Wie maakt de notulen van die belangrijke vergaderingen?

Alles is geregeld voor die belangrijke reeks vergaderingen. Data en tijdstippen zijn vastgelegd, de vergaderlocatie is gereserveerd, de deelnemers zijn uitgenodigd en de vergaderstukken voor de eerste vergadering zijn al verstuurd. Kortom, je bent er klaar voor!

Maar wie maakt de notulen? Het secretariaat heeft er geen tijd voor en jij wilt je liever focussen op deelname aan het overleg. Je aarzelt om een externe notulist in te schakelen.

Ik merk dat er bij (potentiële) opdrachtgevers soms twijfels zijn over het inhuren van een externe notulist, bijvoorbeeld omdat er over vertrouwelijke stukken wordt vergaderd. Of omdat men vermoedt dat een externe notulist niet weet wat er allemaal speelt binnen een organisatie of een project en wat van belang is om vast te leggen. Misschien zijn er tijdens het voortraject wel dingen gebeurd waardoor de emoties hoog kunnen oplopen. En is het niet veel te duur om het notuleren uit te besteden?

Begrijpt een externe notulist de materie wel?

Een vaardigheid die iedere externe notulist – wat mij betreft – moet hebben, is dat zij zich nieuwe materie snel eigen maakt. Jarenlange notuleerervaring (meestal in verschillende branches), een goede voorbereiding en een groot inlevingsvermogen dragen er aan bij dat een professionele notulist al gauw begrijpt waar het om gaat en wat prioriteit heeft en dus genotuleerd moet worden.

Is een externe notulist wel betrouwbaar?

Bij het notuleren van vergaderingen spelen betrouwbaarheid, objectiviteit en zorgvuldigheid een grote rol.

Als externe notulist ben ik gewend om discreet met informatie om te gaan. Veel belangrijke vergaderingen gaan namelijk over vertrouwelijke stukken. Bovendien heb ik in de algemene voorwaarden van Spot Secretariaat een artikel opgenomen over geheimhouding.

Daarnaast is een externe notulist een onafhankelijke waarnemer die – ondanks hetgeen zij tijdens de vergadering te horen krijgt – geen spier vertrekt. Omdat ze onafhankelijk is en geen eigen medewerker is heeft ze geen mening over de onderwerpen die worden behandeld. Dat leidt tot een objectieve weergave van de vergadering en tot neutrale verslaglegging. Onpartijdigheid wordt op die manier gegarandeerd. En dat is een pre bij vergaderingen waaraan partijen met verschillende belangen deelnemen.

Een professionele notulist kiest in het verslag zorgvuldig haar woorden. In situaties waarin belangen botsen en harde woorden worden gebruikt is het de kunst om een verslag te maken dat de essentie van de discussie weergeeft, maar dan zonder de scherpe randen.

Wat zijn de kosten van het inhuren van een notulist?

Is het niet goedkoper om een eigen medewerker de notulen te laten maken?

De kosten van het inhuren van een externe notulist zijn van diverse factoren afhankelijk (zoals de duur en de aard van de vergadering). Het opvragen van een vrijblijvende offerte geeft inzicht in de kosten. Na ontvangst van de offerte kun je een afweging maken. Houd hierbij wel in het achterhoofd dat een professionele notulist gespecialiseerd is in notuleren en door haar ervaring voor snelle aanlevering van de notulen zorgdraagt. Dat levert een positieve bijdrage aan het complete vergaderproces.

Lees op deze pagina meer informatie over het uitbesteden van notuleren. Heb je vragen of opmerkingen, dan verneem ik die graag. Onder het genot van een kopje koffie (of thee) vertel ik je graag meer over de mogelijkheden van Spot Secretariaat.