Bewijsfunctie van notulen
Raad van Toezicht of Raad van Commissarissen
Ben jij lid van een Raad van Toezicht of een Raad van Commissarissen en nog niet overtuigd van het belang van deugdelijke notulen van vergaderingen? Lees dan verder en ontdek waarom het verstandig is om notulen te maken.
De toezichthouder en commissaris staan in de belangstelling. De rol van intern toezicht wordt steeds belangrijker. Prof. Ruud Pruijm legt in zijn blog haarfijn uit wat het belang is van deugdelijke notulen in zaken waarin corporate governance een rol speelt. [Lees hier het complete blog van prof. Pruijm.]
Het is in ons land niet wettelijk verplicht om notulen te maken. Wel is deze verplichting vaak in de statuten opgenomen.
Notulen bevatten tenminste de tijdens de vergadering gemaakte afspraken, besluiten en argumenten die een rol hebben gespeeld in de besluitvorming. Notulen worden steeds vaker gebruikt in rechterlijke procedures. Met name als achteraf de taakvervulling van de leden van de Raad getoetst wordt. Ze vormen dan een bron van bewijs in aansprakelijkheidsprocedures, enquêteprocedures en faillissementsonderzoeken. Bij het ontbreken van deugdelijke notulen wordt het weerleggen van aansprakelijkheid bemoeilijkt en daarmee de bewijspositie van de toezichthouder.
Notulen zijn dus niet langer alleen voor intern gebruik. Met notulen kan overtuigend duidelijk gemaakt worden dat een toezichthouder zijn taak behoorlijk heeft vervuld en van een verwijtbare handeling geen sprake is. (Uiteraard dienen de notulen dan wel ondertekend én vastgesteld te zijn). Kortom, de bewijsfunctie van de notulen is belangrijk.
Professionele notulist
Het belang van deugdelijke en vastgestelde notulen is helder. Maar het notuleren van vergaderingen is nu eenmaal een tijdrovende en lastige klus. Veel mensen onderschatten het werk.
De oplossing is eenvoudig. Besteed het notuleren uit aan een betrouwbare en professionele notulist. Hij of zij is deskundig in het maken van notulen. Bovendien is een externe notulist onafhankelijk en dat levert objectieve verslaglegging op.
Wil je meer lezen over de notuleerservice van Spot Secretariaat, klik dan op de blauwe knop hieronder.
[N.B.: Voor de verwijzing naar het blog van prof. Pruijm is zijn toestemming verkregen]